TANGERANG - Musim penghujan akhir tahun, mulai terlihat keberadaannya. Dinas Perpustakaan Arsip Daerah (DPAD) Kota Tangerang pun mengimbau agar seluruh pihak tak terkecuali masyarakat, untuk melakukan pencegahan dan respon secara cepat terhadap penyelamatan arsip dari bencana alam banjir.
Kepala DPAD, Kota Tangerang, Meita Bachraeni membagikan tips menjaga arsip sebelum bencana banjir. Hal tersebut bisa dimulai dengan identifikasi, mencatat dan mengumpulkan seluruh dokumen keluarga yang penting. Selanjutnya, penataan yaitu menata ulang arsip keluarga agar mudah ditemukan.
Ketiga, alih dispersial yaitu melakukan alih media atau scanning terhadap dokumen atau arsip secara digital dan simpan dalam media lain. Seperti USB atau harddisk. Keempat, menyediakan tas arsip yaitu memasukan dokumen pada tas yang tahan air, kemudian simpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau. Setidaknya, masukan dalam plastik lebih dulu, sebelum masuk tas arsip. Mengindari potensi basah karena hujan dan banjir.
“Sehingga, jika terjadi bencana banjir yang tidak sesuai dengan perkiraan. Satu dokumen dalam satu tas itu bisa langsung dijangkau dan diangkut atau diselamatkan dengan mudah. Pastikan, semua anggota keluarga mengetahui posisi tas tersebut, ” jelas Meita.
Lanjutnya, dalam proses penyimpanan selain mudah terjangkau, diimbau untuk terhindar dari tempat yang kotor, lembab yang dapat ditempati tikus kecoa, dan hewan perusak lainnya.
“Jika penataan arsip dan dokumen sudah dilakukan, hal penting lainnya adalah melakukan pengecekan secara berkala. Seperti membuka dokumen untuk menghilangkan debu guna menghindari kerusakan, mengecek apakah ada jamur atau serangga, yang merusak dokumen, ” imbaunya.
(Hms/Hbi)
